Privacybeleid

1. Toepassingsgebied en verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Aurélien Kinet. U bereikt ons via [email protected]. Ons contactpunt voor gegevensbescherming (DPO) is [email protected].

Dit beleid geldt voor drie groepen personen: bezoekers van de website, accounthouders, en natuurlijke personen die voorkomen in de ondernemingsinformatie die wij publiceren (bestuurders, oprichters, vereffenaars en aandeelhouders die in officiële documenten worden vermeld). Sectie 4 is voor die derde groep geschreven.

2. Gegevens die wij verzamelen bij bezoekers en accounthouders

Afhankelijk van hoe u de Dienst gebruikt, kunnen wij verzamelen:

• accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht) en voorkeuren;
• facturatiegegevens: plan, facturen en betaalstatus. Kaartnummers worden door onze betaaldienstverlener verwerkt en bereiken onze servers nooit;
• gebruiksgegevens: bekeken pagina's, zoekopdrachten en handelingen in de Dienst;
• technische gegevens: IP-adres, browser, toestel en cookies (zie ons Cookiebeleid);
• communicatie: berichten die u ons stuurt (bijvoorbeeld een supportvraag).

3. Doeleinden en rechtsgronden (art. 6 AVG)

• het leveren en uitbaten van de Dienst, facturatie inbegrepen: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b);
• beveiliging van accounts, fraudepreventie en verbetering van de Dienst: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f);
• geaggregeerde gebruiksstatistieken: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f); zie de sectie Beveiliging en statistieken;
• gedetailleerde statistieken: toestemming (art. 6, lid 1, a), gegeven in de cookiebanner en op elk moment intrekbaar;
• wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c);
• optionele communicatie, zoals een nieuwsbrief: toestemming (art. 6, lid 1, a), die u op elk moment kunt intrekken.

4. Bestuurders en personen in openbare registers

De Dienst publiceert informatie over Belgische ondernemingen uit officiële openbare bronnen: de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België (NBB, Balanscentrale) en het Belgisch Staatsblad. Wanneer die documenten een natuurlijke persoon betreffen, zijn de volgende gegevens persoonsgegevens:

• naam en voornaam;
• de uitgeoefende functie of het mandaat, de betrokken onderneming, en de begin- en einddatum van het mandaat;
• het adres zoals gepubliceerd in het bronregister, wanneer de bron er een publiceert;
• deelnemingen en aandelenbezit zoals opgenomen in de jaarrekeningen;
• publicaties in het Belgisch Staatsblad waarin de persoon wordt vermeld;
• professionele contactgegevens die de onderneming op haar eigen website publiceert (functie, professioneel e-mailadres, telefoonnummer).

Wij verwerken deze gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f): ondernemingen, professionals en het publiek betrouwbare informatie bieden over de personen die Belgische ondernemingen vertegenwoordigen en controleren. Deze informatie wordt krachtens de wet gepubliceerd met het oog op wettelijke openbaarmaking, behoort tot de professionele sfeer van de betrokkenen en wordt ongewijzigd overgenomen. Wij verzamelen ze niet bij de betrokkenen zelf; daarom informeren wij hen via dit beleid (art. 14 AVG).

Websites van ondernemingen: wanneer een onderneming op haar eigen website de professionele contactgegevens publiceert van de personen die haar vertegenwoordigen, kunnen wij die verzamelen en tonen op de fiche van die onderneming, naast de onderneming, nooit als profiel van de persoon. Wij beperken ons tot professionele contactgegevens, wij controleren ze opnieuw op de website, en wij verwijderen ze uiterlijk 24 maanden na de laatste controle of zodra de onderneming ze weghaalt.

Wat wij niet doen: wij berekenen geen score, rating of risicobeoordeling over een natuurlijke persoon. Financiële gezondheidsscores en indicatoren worden uitsluitend op ondernemingen berekend. Wij verzamelen geen gegevens op sociale netwerken, persoonlijke profielen of enige andere bron die geen officieel register of de eigen website van de onderneming is, en wij nemen over niemand een geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen.

Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens zolang ze in het bronregister gepubliceerd zijn. Na het einde van een mandaat bewaren wij ze als historische informatie gedurende ten hoogste 20 jaar na de einddatum, en wij verwijderen ze eerder op gemotiveerd verzoek.

Uw rechten en hoe u ze uitoefent: schrijf naar [email protected] met uw naam, de betrokken onderneming, de gegevens waarop u doelt en uw verzoek, samen met een identiteitsbewijs (een kopie van een identiteitsdocument met afgedekte foto en rijksregisternummer volstaat). Wij antwoorden binnen de maand. Op eenvoudig verzoek maskeren wij een privéadres. Het mandaat zelf valt onder de wettelijke openbaarmaking en blijft in de officiële registers staan; wij beoordelen elk bezwaar in het licht van uw bijzondere situatie en, als wij het mandaat zichtbaar houden, geven wij u de redenen. Als het brondocument fout is, moet de correctie aan de bron gebeuren (de KBO via de ondernemingsrechtbank of een ondernemingsloket, de NBB voor jaarrekeningen); wij volgen bij de volgende synchronisatie, of eerder op verzoek.

5. Connectoren en AI-assistenten van derden

U kunt ervoor kiezen uw Rovalta-account te koppelen aan een assistent van een derde, zoals Claude (Anthropic) of ChatGPT (OpenAI), via een connector die wij aanbieden. De assistent stuurt dan namens u verzoeken naar Rovalta.

• wat wij ontvangen: de identiteit van het gekoppelde account en de parameters van elk verzoek (zoektermen, ondernemingsnummers, de aangeroepen tool);
• wat wij niet ontvangen: de inhoud van uw gesprekken, uw bestanden of het geheugen van de assistent;
• wat wij bewaren: een logboek van elk verzoek (tijdstip, account, tool, parameters) voor beveiliging, quota, facturatie en misbruikpreventie, bewaard gedurende 12 maanden.

De aanbieder van de assistent verwerkt uw gesprek, met inbegrip van de gegevens die Rovalta terugstuurt, als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid, mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte. Rovalta heeft geen controle over die verwerking. U kunt de koppeling op elk moment intrekken vanuit uw Rovalta-account of vanuit de assistent; de intrekking maakt de toegangstokens onmiddellijk ongeldig.

6. Delen van gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen ze alleen met verwerkers die ons helpen de Dienst uit te baten (hosting, e-mailverzending, betalingsverwerking), gebonden door verwerkersovereenkomsten, en wanneer de wet of een bevoegde overheid dat vereist.

7. Geen doorgifte buiten de EER

Onze infrastructuur en onze verwerkers bevinden zich in de Europese Economische Ruimte (hosting in de EU). Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de EER. De enige uitzondering is een doorgifte die u zelf in gang zet door een assistent van een derde te gebruiken, zoals beschreven in sectie 5. Mocht onze eigen praktijk veranderen, dan steunen wij op een doorgiftemechanisme uit de AVG en werken wij dit beleid bij.

8. Uw rechten als betrokkene

Onder de AVG hebt u het recht:

• op inzage in uw persoonsgegevens;
• op rectificatie van onjuiste gegevens;
• op wissing van uw gegevens (recht op vergetelheid), waar van toepassing;
• op beperking van de verwerking;
• op overdraagbaarheid van uw gegevens;
• om bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen;
• om uw toestemming op elk moment in te trekken, wanneer de verwerking daarop steunt.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u [email protected]. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang nodig voor de bovenstaande doeleinden of zolang de wet het vereist. Accountgegevens worden na sluiting van het account verwijderd of geanonimiseerd, onder voorbehoud van wettelijke bewaartermijnen (facturen worden bewaard gedurende de termijn die de fiscale wetgeving oplegt). De bewaring van bestuurdersgegevens en connectorlogboeken staat beschreven in secties 4 en 5.

10. Beveiliging en statistieken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voor gebruiksstatistieken gebruiken wij een zelf gehoste oplossing op Europese infrastructuur, die uw gegevens niet deelt met advertentienetwerken van derden. Zij meet de bezoekers geaggregeerd bij elk bezoek en bewaart daarvoor een bezoekersidentificatie in de lokale opslag van uw browser. De optionele statistieken worden daarentegen alleen met uw toestemming ingeschakeld, en u kunt die op elk moment intrekken via de link “Cookievoorkeuren”. Volledige details in het Cookiebeleid.

11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Dit beleid wordt beheerst door het Belgische recht en de AVG. Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde Belgische rechtbanken.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken. De geldende versie wordt altijd hier gepubliceerd, met de datum bovenaan de pagina.